Prikupljanje ponuda

Prikupljanje ponuda predstavlja jednu od najvažnijih zadaća u pripremi cjelokupnog projekta i odstupanje od propisanih pravila može rezultirati odbijanjem prijave. Djelatnici Agencije za plaćanja i revizorske službe Europske komisije iz natječaja u natječaj pridaju sve više pozornosti ocjeni postupka prikupljanja ponuda.

Agencija za plaćanja je od SAPARD-a do IPARD-a povećala intenzitet kontrola nad ponudama nekoliko puta. Osim toga, i Vama je kao krajnjem korisniku u interesu dobiti što bolju kvalitetu za što povoljniju cijenu. Postoji nekoliko temeljnih postulata koje je potrebno poštovati prilikom prikupljanja ponuda:

Ponude moraju biti međusobno usporedive

Usporedivost ponuda postići ćete tako što ćete svim ponuđačima poslati jednaku tehničku specifikaciju. Prije slanja ponuda u Agenciju za plaćanja provjerite da ste doista dobili usporedive ponude. Ako ste primjerice zahtijevali laktofriz kapaciteta 10.000 litara, nastojite i dobiti ponude za navedeni kapacitet. Dobijete li tri ponude od kojih je jedna za laktofriz kapaciteta 5.000 litara, druga za kapacitet 10.000 litara, a treća za kapacitet 15.000 litara, ne može se govoriti o usporedivim ponudama te se takve ponude neće uzeti u obzir. Ako su takve ponude pribavljene za manji dio projekta, umanjit će se iznos odobrene potpore. Ako je takvim, neodgovarajućim ponudama, obuhvaćena većina projekta, može se dogoditi da projekt u cijelosti bude odbijen.

Ponude moraju biti realne

Ponude je potrebno prikupljati od tvrtki koje se bave djelatnošću vezanom uz predmet ponude. Primjerice, dostavite li ponudu za sofisticiranu opremu za prehrambenu industriju koju Vam je izdala tvrtka koja se bavi prodajom uredskog materijala, svakako ćete pobuditi sumnju u realnost ponude. Postoje i ponuditelji koji Vam prilikom ugovaranja suradnje u pripremi IPARD prijave nude opciju prikupljanja dviju preostalih ponuda. Izbjegavajte takve aranžmane jer niste sigurni jesu li dvije druge ponude prikupljene od tvrtki koje se bave predmetnom djelatnošću. Nadalje, niste sigurni ni jeste li dobili pravu cijenu za opremu, radove ili usluge, a niste proveli ni postupak nabave sukladno Pravilniku. Takva situacija u pravilu dovodi do odbijanja prijave.

Ponude moraju odražavati tržišne cijene

Posebno je važno naglasiti da ponude moraju odražavati tržišne cijene roba, radova i usluga. Uvećane cijene mogu nastati iz dva razloga. Prvi je da dobavljač namjerno poveća cijenu kako bi ostvario nepripadajuću korist. Najbolji “lijek” za takvu situaciju jest prikupljanje ostalih dviju ili više ponuda na pravilan način. Drugi razlog jest sprega između dobavljača i korisnika u kojoj se dogovorno uvećaju cijene kako bi oba sudionika ostvarila nepripadajuću korist iz IPARD programa. Ako Agencija za plaćanja ustanovi takvu situaciju preko svojih kontrola, prijava se odbija, korisnik se stavlja na “Crnu listu”, uz zabranu sudjelovanja na IPARD natječajima dvije godine, s tim da je moguće i pokretanje sudskog postupka zbog pokušaja prijevare. Takvim postupkom korisnik može sebi prouzročiti dugoročnu štetu, s time da je ona još i veća ako se nepravilnost uoči nakon isplate sredstava. Tada je korisnik dužan vratiti isplaćena sredstva, što će poremetiti njegovo poslovanje, a u nekim slučajevima izazvati i bankrot.

Ponude se ne smiju prikupljati od dobavljača koji su međusobno vlasnički povezani ili su vlasnički povezani s podnositeljem prijave

U svrhu dobivanja realnih cijena, nužno je prikupiti ponude od tvrtki koje nisu povezane ni u vlasničkom ni u upravljačkom smislu kako međusobno tako ni s korisnikom. Primjerice: vlasnik tvrtke podnositelja je ujedno direktor jednog od ponuđača ili je supruga podnositelja otvorila građevinski obrt i podnijela najpovoljniju ponudu za izgradnju objekta koji je predmet ulaganja. U tom slučaju očit je sukob interesa te će takva prijava biti odbijena. Primjena pravila o vlasničkoj povezanosti odnosi se i na odabrane i na neodabrane ponude.

Ponude moraju biti važeće na dan podnošenja prijave

Ako je ciljani datum podnošenja prijave 12. srpnja 2012. godine, a ponuda je izdana 15. svibnja, potrebno je na ponudi napisati da je opcija 60 dana. Ponude na kojima ne piše opcija trajanja ponude neće biti uzete u razmatranje.

Ponude moraju biti dostavljene u papirnatom i elektroničkom formatu

Sve ponude zahtijevajte u papirnatom i elektroničkom obliku. Ponude u elektroničkom obliku trebaju biti u Excel formatu, jer će to od Vas zahtijevati Agencija za plaćanja kao dio dokumentacije. Ponude u papirnatom obliku koje se dostavljaju u Agenciju za plaćanja moraju biti originalne, potpisane i ovjerene žigom, bez obzira na činjenicu da dobar broj tvrtki iz inozemstva dovoljnim smatra izdavanje ponude na memorandumu bez žiga i potpisa. Sam sadržaj ponude jasno je defi niran dokumentom I-OOP-7.

Ponude moraju zadovoljavati pravilo podrijetla

Robe, radovi i usluge koji su predmet ponude moraju potjecati iz zemalja EU-a i zemalja koje su prema nizu kriterija EU definirane kao susjedne zemlje: Hrvatske, Bosne i Hercegovine, Srbije, Kosova, Crne Gore, Bivše Jugoslavenske Republike Makedonije, Turske, Albanije, Alžira, Armenije, Azerbajdžana, Bjelorusije, Egipta, Gruzije, Izraela, Jordana, Libanona, Libije, Moldavije, Maroka, Palestinske Samouprave Zapadne obale i Pojasa Gaze, Ruske Federacije, Sirije, Tunisa, Ukrajine, Norveške, Lihtenštajna i Islanda.

Uz ponudu potrebno je dostaviti dokaz o podrijetlu predmeta ponude što ga izdaje proizvođač ili dobavljač. To može biti izjava o podrijetlu koja će specifi cirati točnu zemlju podrijetla i imati jasnu referencu na broj ponude, prihvatljiva je i izjava dobavljača na ponudi kojom potvrđuje da je roba podrijetlom iz jedne ili više navedenih zemalja. Od koristi mogu biti i dokazi o podrijetlu koje je dobavljač dobio za istu robu prilikom prijašnjih uvoza.