Izvedba projekta i izmjene ugovora

Velik broj korisnika smatra da je po potpisivanju ugovora napravljen najveći dio posla. U pitanju administrativnih kontrola, može se reći da tome jest tako. Međutim, pred korisnikom je zadaća provesti projekt sukladno odredbama Pravilnika i ugovora.

Nepridržavanje odredaba propisanih tim dvama dokumentima u fazi nakon ugovaranja, može prouzročiti odbijanje zahtjeva za isplatu, nakon što je korisnik već utrošio vlastita sredstva te izazvati nesagledive posljedice nastale zbog gubitka planirane potpore.

Temeljno načelo kod provedbe projekta jest da ni jedna aktivnost vezana za projekt ne smije započeti prije potpisivanja ugovora s Agencijom za plaćanja, osim aktivnosti vezanih za pripremne radove (priprema tehnološko-tehničke dokumentacije, izrada ekonomske dokumentacije, stjecanje vlasništva nad nekretninom na kojoj će se obavljati investicija, dobivanje građevinske dozvole i s njima vezane aktivnosti). Kada se govori o aktivnostima vezanim za projekt, onda se misli na potpisivanje ugovora s dobavljačem, izvođačem radova, započinjanje radova, nabava opreme, plaćanje dobavljaču i sl.

Bitno je da provedba projekta teče sukladno odredbama ugovora potpisanog između korisnika i Agencije za plaćanja. U tu svrhu potrebno je zahtjeve iz ugovora potpisanog s Agencijom za plaćanja pretočiti u ugovor koji će korisnik sklopiti s dobavljačem. U ugovor s dobavljačem svakako treba uvrstiti zahtjeve vezane za podrijetlo, dostavu popratne dokumentacije, poštovanje tehničkih i fi nancijskih elemenata odabrane ponude te poštovanje rokova.

Ako Vam je dobavljač zajamčio da će roba biti podrijetlom iz prihvatljivih zemalja, a u konačnici Vam isporuči robu neprihvatljivog podrijetla, onda ćete, ako se niste zaštitili ugovorom, isključivo Vi snositi materijalnu štetu nastalu zbog isključenja tog dijela opreme iz projekta.
U određenom broju slučajeva potrebne su izmjene projekta. Bitno je da sve takve izmjene, prije njihove provedbe, odobri Agencija za plaćanja.

Jako je važno prijaviti i možebitne izmjene građevinske dokumentacije. Ako je, primjerice, tijekom provedbe projekta izmijenjena građevinska ili lokacijska dozvola, odnosno glavni projekt, bez obzira što nisu značajnije izmijenjene količine materijala ili radova, o takvoj situaciji obavijestite Agenciju za plaćanja. Ako navedena izmjena nije utjecala na prihvatljivost projekta, Agencija za plaćanja će ju odobriti, izdat će Vam aneks ugovora te ćete moći nastaviti s provedbom projekta.

Tijekom provedbe projekta moguće su i izmjene dobavljača, ako za to postoje opravdani razlozi (bankrot dobavljača, likvidacija, nemogućnost isporuke robe, nemogućnost pridržavanja rokova i sl.). Poželjan pristup u takvoj situaciji jest odabir drugog, neodabranog dobavljača, koji je sudjelovao u postupku prikupljanja ponuda ili trećeg, ako drugi nije u mogućnosti isporučiti robu ili izvesti radove. Ako takvo što nije moguće, potrebno je ponoviti postupak nabave, ali nije moguće povećati iznos potpore inicijalno naveden u ugovoru.

Moguće je dvaput podnijeti zahtjev za izdavanje aneksa ugovora zbog izmjena u projektu te dvaput za produženje roka podnošenja zahtjeva za isplatu.

Ako postoji potreba za izmjenom ostalih podataka u ugovoru (promjena adrese sjedišta korisnika, izmjena imena i sl.), ne postoji ograničenje broja zahtjeva.

Pravilnikom je propisano da se prijave izmjena vezanih za gradnju podnose najmanje 90 dana prije isteka roka podnošenja zahtjeva za isplatu, dok je taj rok za opremu 60 dana. Kako je neprijavljivanje izmjena u projektu jedan od najčešćih razloga odbijanja zahtjeva za isplatu, vrlo je važno pridržavati se navedenih
pravila.

Kao i u svim drugim koracima cjelokupnog IPARD projekta, trudite se imati nadzor nad onime što se u projektu događa i osigurajte zadovoljenje kriterija iz Pravilnika i ugovora. Neki kriteriji iz Pravilnika moraju biti zadovoljeni bez obzira što nisu nužno vezani za samu investiciju koja je predmet ulaganja sufi nanciranog iz IPARD programa.

Svaki projekt ima svoje specifičnosti, ali treba voditi računa da u potpunosti slijedi odredbe Pravilnika i ugovora. Dakako, kod gradnje i rekonstrukcije neće biti moguće osigurati potpunu usklađenost količina iz troškovnika s izvedenim stanjem. Situacija u kojoj se izvedeno stanje u potpunosti poklapa s količinama iz troškovnika može pobuditi sumnju u namještanje. Nužno je, kako je i naprijed navedeno, biti što točniji u pripremi projekta kako bi odstupanja u konačnici bila što manja.